Ośrodka Przetwarzania Informacji
– Państwowego Instytutu Badawczego
z siedzibą w Warszawie

1. Postanowienia ogólne 

Polityka prywatności jest dokumentem zawierającym ogólne informacje dotyczące przetwarzania przez Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie (dalej: OPI PIB) danych osobowych osób odwiedzających lub korzystających z usług świadczonych poprzez strony internetowe, aplikacje i narzędzia online (dalej: Usługi), których właścicielem jest OPI PIB, chyba, że poszczególne strony, aplikacje i narzędzia on-line posiadają dedykowaną politykę prywatności. Dla poszczególnych usług może funkcjonować odrębna, dedykowana dla konkretnej usługi, polityka prywatności, w zależności od charakteru danych i sposobu ich przetwarzania. Jeśli dla konkretnej usługi nie została określona polityka odrębna, zastosowanie ma niniejsza.  

Szanujemy prywatność osób korzystających naszych usług, w związku z czym udostępniamy niniejszą Politykę prywatności, aby każda z tych osób mogła zapoznać się z informacją w jakim zakresie jej dane osobowe są przetwarzane, w tym mogła samodzielnie, świadomie i swobodnie decydować o tym, czy skorzysta z naszych usług.

Polityka prywatności opisuje ogólnie w jaki sposób i w jakim zakresie OPI PIB zbiera dane osobowe osób korzystających z usług, do jakich celów wykorzystuje te dane, komu je udostępnia oraz jak chroni. Polityka prywatności określa również jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. 

Polityka ma charakter ogólny i prezentuje najważniejsze kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Uszczegółowieniem niniejszej polityki są poszczególne regulaminy lub klauzule informacyjne, które osoby otrzymują lub akceptują w momencie zbierania od nich danych, np. subskrypcji newsletter’a, formularzy kontaktowych, zakładania konta użytkownika w określonym serwisie.  

W zakresie, w jakim wykorzystujemy na naszych stronach internetowych pliki cookies lub inne technologie zbierające dane, więcej informacji podajemy w odrębnej Polityce cookies.

W ramach Usług przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i świadomie, zachowując przejrzystość w obszarze wykorzystywania danych zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane oraz z zapewnieniem kontroli nad poszczególnymi czynnościami ich przetwarzania poprzez zapewnienie Państwu kontroli odnośnie Waszych danych osobowych. 

2. Dane kontaktowe

2.1 Administrator danych 

Administratorem danych osobowych pozyskiwanych w ramach Usług jest Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie przy Al. Niepodległości 188B wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy Sąd Gospodarczy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000127372, NIP: 525-000-91-40, REGON: 006746090

Adres: 
Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy 
Al. Niepodległości 188B
00-609 Warszawa
Strona: www.opi.org.pl
Adres e-mail: opi@opi.org.pl

2.2 Inspektor Ochrony Danych 

Adres e-mail: iod@opi.org.pl
Adres do korespondencji z dopiskiem „IOD”:  
Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy 
Al. Niepodległości 188B
00-609 Warszawa

3. Przepisy prawa

Polityka prywatności stosowana w OPI PIB opiera się na następujących przepisach:

  1. rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) – dalej „RODO”,
  2. ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1000),
  3. ustawie z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1907 ze zm.),
  4. ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1219 ze zm.),
  5. ustawie z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (t.j. Dz.U. z 2018r., poz. 736).

4. Zasady przetwarzania danych osobowych 

W ramach przetwarzania danych osobowych osób korzystających z Usług OPI PIB przykłada wagę do tego, aby dane te były przetwarzane w sposób bezpieczny, rzetelny, zgodny z prawem oraz przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.  

Najważniejsze zasady, jakimi kieruje się OPI PIB przy przetwarzaniu danych, to: 

  1. dane osobowe zbierane są jedynie w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celów, dla których są zbierane,
  2. cele zbierania danych osobowych są jasno określone, mają oparcie w przepisach prawa lub działaniach statutowych instytutu – OPI  PIB nie przetwarza danych w sposób niezgodny z tymi celami,
  3. OPI PIB dba o aktualność i poprawność danych osobowych osób korzystających z Usług i niezwłocznie reaguje na każde wnioski o sprostowanie czy aktualizację danych,
  4. OPI PIB realizuje prawo osób do dostępu do ich danych osobowych oraz ich poprawiania,
  5. OPI PIB realizuje także tam, gdzie ma to zastosowanie, odpowiednio: prawa osób do usunięcia danych osobowych, wycofania zgody, ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych, prawa wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawa do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu,
  6. OPI PIB ogranicza przechowywanie danych osobowych zgodnie z przepisami prawa jedynie do okresu niezbędnego dla realizacji celów, dla których są zbierane, chyba, że zachodzą legalne przesłanki mogące wydłużyć okres przechowywania danych,
  7. OPI PIB chroni dane osobowe przed ich utratą, dostępem osób niepowołanych, przypadkową utratą lub zmianą oraz innymi bezprawnymi formami przetwarzania,
  8. jeżeli dane osobowe są udostępniane innym podmiotom, następuje to w sposób bezpieczny, umownie zabezpieczony oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa,
  9. ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych jest jednym z praw podstawowych każdej osoby. OPI PIB przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności osób, których dane przetwarza, zarówno w przypadku, gdy zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i w przypadku, gdy zostały pozyskane z innych źródeł.

5. Prawa osób, których dane dotyczą w związku z przetwarzaniem

OPI PIB realizuje prawa osób, których dane dotyczą, związane z przetwarzaniem ich danych osobowych w związku z korzystaniem z Usług. Prawa te wynikają z obowiązujących przepisów prawa w zakresie danych osobowych, w szczególności RODO (art. 16-21).

Osoba, której dane osobowe przetwarzane są w ramach Usługi, ma prawo do:

  1. wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, jeśli zgoda jest podstawą prawną przetwarzania danych,
  2. dostępu do danych, tj. osobama prawo do otrzymania od OPI PIB potwierdzenia czy jej  dane osobowe są przetwarzane przez OPI PIB, w jakim celu, w jaki sposób i jak długo,
  3. sprostowania nieaktualnych lub niedokładnych danych osobowych, a także prawo do ich uzupełnienia w przypadku, gdy są niekompletne,
  4. sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeśli OPI PIB przetwarza dane osobowe
    w oparciu o uzasadniony interes (np. cele analityczne, statystyczne, dowodowe, archiwizacyjne), wówczas w razie sprzeciwu, OPI PIB zaprzestanie przetwarzania danych, chyba, że wykaże istnienie istotnych, prawnie uzasadnionych podstaw dla przetwarzania, które obiektywnie powinny mieć pierwszeństwo nad interesem osoby, której dane dotyczą lub są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. cele dowodowe, bądź dochodzenie roszczeń),
  5. usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”), które polega co do zasady na żądaniu od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych; zgodnie z art. 17 RODO istnieją jednak wyjątki od tego prawa (w szczególności w przypadku ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń),
  6. ograniczenia przetwarzania danych osobowych, co w wymiarze praktycznym może polegać na czasowym zablokowaniu dostępu do danych, czy przeniesieniu danych do innego systemu,
  7. przenoszenia danych, tj.osoba ma prawo do otrzymania kopii danych osobowych, które nam dostarczyła, jeśli przetwarzanie odbywa się w oparciu o jej zgodę lub na podstawie umowy, oraz w sposób zautomatyzowany,
  8. złożenia skargi do organu nadzorczego – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wnioski dotyczące przetwarzanych danych osobowych, w tym dotyczące realizacji przysługujących praw, można przesyłać mailowo na adres: opi@opi.org.pl  lub iod@opi.org.pl  lub pisemnie na adres: Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy, Al. Niepodległości 188b, 00-609 Warszawa.

Odpowiedzi na wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 30 dni liczonych od momentu otrzymania wniosku. Termin ten może ulec przedłużeniu z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy zainteresowane osoby. 

Wnioski powinny zawierać imię i nazwisko osoby wnioskującej oraz dane kontaktowe (numer telefonu lub adres e-mail, w przypadku wniosków pisemnych także adres do korespondencji). Jeżeli wnioski dotyczą korzystania ze stron internetowych prosimy o podanie adresu strony internetowej lub informacji o usłudze świadczonej poprzez nasze strony oraz dodatkowych wyjaśnień zgłaszanego wniosku (w celu sprawniejszej obsługi wniosku). W celu realizacji niektórych wniosków OPI PIB może zażądać dodatkowych informacji w celu potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.

6. Bezpieczeństwo danych osobowych 

OPI PIB podejmuje techniczne i organizacyjne środki służące ochronie danych osobowych przed bezprawnym czy nieautoryzowanym dostępem lub wykorzystaniem, jak również przed przypadkowym ich zniszczeniem, utratą lub naruszeniem integralności. Zasada zapewnienia bezpieczeństwa realizowana jest na każdym etapie wykonywania działalności OPI PIB. Procedury bezpieczeństwa obejmują w szczególności: zabezpieczenie dostępu, system kopii zapasowych, monitowanie, przegląd i utrzymanie, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa. 

W ramach zapewniania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych OPI PIB zobowiązuje się do uwzględnienia: 

  1. poufności – tj. ochrony danych przed przypadkowym ujawnieniem osobom trzecim,
  2. integralności – tj. ochrony danych przed nieuprawnioną modyfikacją,
  3. dostępności – tj. zapewnienia dostępu upoważnionych osób do danych, jeżeli wystąpi taka potrzeba. 

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez osoby trzecie jedynie w przypadku, gdy taki podmiot zobowiąże się do zapewnienia właściwych technicznych i organizacyjnych środków gwarantujących zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, jak również do zachowania poufności tych danych. Każdy pracownik OPI PIB mający dostęp do danych osobowych dysponuje odpowiednim upoważnieniem i jest zobowiązany do zachowania ich w tajemnicy.

Dane osobowe, które osoby podają na naszych stronach, są szyfrowane i chronione certyfikatem SSL. 

7. Jak przetwarzamy dane osobowe 

7.1 W jakim celu i na jakiej podstawie OPI PIB przetwarza dane osób korzystających z Usług? 

OPI PIB przetwarza dane osobowe wyłącznie w określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celach. 

O tym, jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych, OPI PIB  każdorazowo informuje osoby w ramach odrębnego komunikatu dedykowanego dla usługi, z której dana osoba korzysta.

Poniżej przedstawiamy różne podstawy prawne oraz różne cele, dla których możemy przetwarzać dane osobowe (w ramach jednego procesu przetwarzania danych dane osób mogą być przetwarzane w różnych celach i na różnych podstawach prawnych):

Zgoda osoby, której dane dotyczą – może być wyrażona w wyniku aktywnego działania osób, których dane dotyczą np. pozostawienia danych i wysłania formularza albo poprzez konieczność zaznaczenia checkboxa. W obu przypadkach podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO i wówczas zgoda może mieć charakter tzw. wyraźnego działania potwierdzającego. W każdym przypadku po udzieleniu zgody osoba może ją cofnąć w sposób wskazany w informacji o przetwarzaniu danych osobowych. Zgoda stanowi podstawę prawną, m.in. w przypadkach, gdy osoby:

  1. zostawiają nam dobrowolnie swoje dane i kierują do nas zapytanie, np. o możliwość wykonania raportu lub usług świadczonych przez OPI PIB,
  2. zwracają się z prośbą o kontakt,
  3. przesyłają dowolną korespondencję mailową na adresy w domenie opi.org.pl,
  4. subskrybują newsletter,
  5. przesyłają zapytania lub uwagi za pośrednictwem odpowiednich formularzy kontaktowych,
  6. pozyskują informację o organizowanych targach, wystawach, konferencjach oraz innych wydarzeniach o charakterze naukowym organizowanym przez podmioty środowiska naukowego.

Jeżeli OPI PIB podejmie się na prośbę podmiotu zewnętrznego realizacji określonych usług, wówczas zmieni się podstawa prawna przetwarzania danych osobowych na działania zmierzające do zawarcia umowy lub umowę (art. 6 ust.1 lit.b RODO).

Wykonanie umowy lub działania zmierzające do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Podstawa prawna w postaci umowy lub działań zmierzających do zawarcia umowy ma zastosowanie m.in. gdy OPI PIB przetwarza dane osobowe w ramach usług świadczonych przez serwisy OPI PIB takie jak np. BWNP, Inventorum, Navoica, itp., ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej przez OPI PIB w postaci akceptacji regulaminów świadczenia usług drogą elektroniczną dostępnych w ramach tych serwisów i w celach w nich określonych. 

Prawnie uzasadnione interesy (z wyjątkiem przypadków, gdy interesy osób, których dane dotyczą lub ich podstawowe prawa i wolności mają pierwszeństwo przed interesami OPI PIB) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Na podstawie prawnie uzasadnionych interesów OPI PIB przetwarza dane osobowe m.in. w celach:

  1. dokonywania rozliczeń finansowych,
  2. zapewnienia, że usługi dostarczane są zgodnie z prawem,
  3. wykrywania nadużyć i zapobiegania im,
  4. dowodowych, archiwalnych, oraz zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
  5. analitycznych i statystycznych, żeby zapewnić dbałość o jakość usług i optymalizację procesów obsługi. W tym przypadku wynikiem przetwarzania są dane zbiorcze,
  6. w związku z realizacją usług świadczonych drogą elektroniczną w celu zapewnienia ich bezpieczeństwa, obsługi procesu reklamacji,
  7. realizacji praw osób, których dane dotyczą, w szczególności prawa do prawidłowości danych, prawa do cofnięcia zgody, a także przechowywania żądań oraz dowodów na ich obsługę,
  8. zapewnienia bezpieczeństwa danych, w szczególności ich integralności, prawidłowości, aktualności.

W niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych może być spełnienie obowiązku prawnego leżącego na administratorze ( art. 6 ust 1 lit. c RODO). 

Dotyczy to szczególnie obowiązków ciążących na OPI PIB wynikających z przepisów prawa,
w szczególności prawa podatkowego.

Wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym (art.6 ust.1 lit. e RODO)

OPI PIB przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym jakim jest wspomaganie procesów organizacji i finansowania badań naukowych, popularyzacja wiedzy o nauce, badaniach naukowych i pracach rozwojowych, opracowywanie analiz, opinii i ekspertyz w zakresie prowadzonych badań naukowych, pozyskiwania i opracowywania informacji zbiorczej, przekrojowej i syntetycznej dotyczącej badań naukowych i prac rozwojowych, w tym dla celów statystycznych oraz wspierania środowiska naukowego
i akademickiego. W związku z powyższym OPI PIB przetwarza dane osobowe w następujących celach: 

  1. prezentowania i upubliczniania informacji o działalności naukowej, badawczej, rozwojowej, eksperckiej osób zarejestrowanych w bazach prowadzonych przez OPI PIB,
  2. promowania i prezentowania osiągnięć naukowych,
  3. dostarczania kompleksowej informacji o działalności naukowej, badawczej, rozwojowej, eksperckiej, na zlecenie podmiotów działających w ramach środowiska naukowego, ale także organów i podmiotów administracji publicznej oraz każdej zainteresowanej osoby,
  4. tworzenia w oparciu o posiadane dane analiz i statystyk na potrzeby nauki polskiej i środowiska naukowego, a także badań naukowych,
  5. informowania podmiotów zainteresowanych transferem wiedzy i technologii z sektora nauki do sektora gospodarki,
  6. archiwalnych w interesie publicznym,
  7. badań naukowych lub historycznych,
  8. statystycznych.

Więcej informacji na temat zakresu, w jakim wykorzystujemy na naszych stronach internetowych pliki cookies lub inne technologie oraz zakresu, w jakim przetwarzamy za ich pomocą dane osobowe podajemy w odrębnej Polityce cookies.

7.2 Sposób zbierania danych

OPI PIB w ramach korzystania z usług zbiera dane osobowe osób, gdy wypełniają one formularze na stronach internetowych naszych serwisów, kontaktują się telefonicznie, kierują pytania lub wiadomości za pomocą naszych serwisów lub narzędzi online oraz automatycznie zbiera dane zawarte w logach systemowych oraz plikach cookies.

Dane osobowe możemy otrzymać również od jednostek naukowych, w których osoba, której dane dotyczą, jest zatrudniona w charakterze naukowca, nauczyciela akademickiego lub prowadzi działalność naukową.  

Jakie dane możemy przetwarzać i skąd je mamy? 

Dane osobowe mogą obejmować różny zakres danych, w zależności od kategorii podmiotu danych oraz tego z jakich usług korzysta, a także celu, dla którego dane są zbierane.

Za każdym razem OPI PIB przetwarza tylko niezbędny zakres danych.

OPI PIB w ramach Usług przetwarza takie dane osobowe jak: dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko), dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres email, adres zamieszkania), dane dot. zapytań, zleceń, reklamacji, dane dot. działalności naukowo-badawczej, dane dot. publikacji, dane dotyczące miejsca zatrudnienia, a w przypadku podmiotów gospodarczych także nazwę firmy oraz numer NIP i dane osoby kontaktowej (stanowisko).

W ramach korzystania z usług podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz często niezbędne, żeby móc z nich korzystać. 

W związku z korzystaniem z naszych stron internetowych zbieramy także dane w ramach plików cookies lub innych podobnych technologii (np. tagów, pixeli). Zakres danych zapisanych w związku z wykorzystywaniem plików cookies opisany jest szczegółowo w Polityce cookies.

Formularze zbierające dane osobowe w ramach Usług skierowane są do osób pełnoletnich. W związku z tym OPI PIB nie przetwarza świadomie danych osobowych osób poniżej 16 roku życia. Wyrażone przez osoby zgody są prawomocne dla osób powyżej 16 roku życia. Jeśli osoby korzystające z Usług mają mniej niż 16 lat, nie powinny udzielać nam żadnych informacji. Jeśli otrzymamy informację, iż osoba poniżej 16 roku życia przekazała nam dane osobowe bez możliwej do zweryfikowania zgody rodzicielskiej, nie będziemy przetwarzać takich danych. 

8. Cofnięcie zgody

Wyrażenie zgody może też nastąpić przez tzw. „wyraźne działanie potwierdzające” (np. wynikające z faktu dobrowolnego pozostawienia przez osobę swoich danych i zwrócenie się z prośbą o kontakt lub wysłanie zapytania w zakresie określonym w zgodzie) bądź w formie zaznaczenia check-boxów.

W przypadku subskrypcji newslettera zgoda może być cofnięta poprzez link dezaktywujący subskrypcję umieszczony w każdej wiadomości e-mail lub poprzez wysłanie informacji o cofnięciu zgody na podany w korespondencji adres e-mail.

Wycofanie zgody powoduje, że osoba traci możliwość korzystania z określonych usług, np. nie będzie dalej otrzymywać newslettera, odpowiedzi, zaproszeń na wydarzenia, nie będzie dalej promowana jej działalność naukowa. 

Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Wniosek o cofnięcie zgody zostanie rozpatrzony niezwłocznie. Po zrealizowaniu wniosku OPI PIB zaprzestanie przetwarzać dane osobowe w celach, których podstawą przetwarzania jest wyrażona zgoda. Do momentu realizacji wniosku może się jednak zdarzyć, że osoba otrzyma informacje, z których zrezygnowała cofając zgodę, z uwagi na czas potrzebny do realizacji wniosku w systemach OPI PIB.

Jeżeli OPI PIB posiada dane osób na potrzeby realizacji innych celów niż cele, których podstawą przetwarzania była zgoda (np. realizacji umowy, usługi, wykazania dowodów, dochodzenia roszczeń), to może je nadal w tych celach przetwarzać, ale na innej podstawie prawnej.

W zakresie zarządzania zgodą na instalację i wykorzystanie plików cookies, więcej informacji znajduje się w odrębnej Polityce cookies.

W każdym przypadku wyrażone zgody mogą zostać cofnięte w dowolnym momencie bez podania żadnych przyczyn. Można to zrobić kontaktując się z OPI PIB za pośrednictwem adresu e-mail: opi@opi.org.pl, iod@opi.org.pl, formularza kontaktowego, lub telefonicznie pod nr 22 570 14 58 lub przesyłając żądanie na adres siedziby OPI PIB.

W przypadku oświadczenia telefonicznego zastrzegamy sobie prawo dodatkowej weryfikacji osoby w celu określenia jej tożsamości.

9. Przechowywanie danych 

Dane będą przechowywane przez czas, jaki jest niezbędny dla zrealizowania celów, dla których dane zostały zebrane. Jeżeli jest to możliwe OPI PIB w klauzulach informacyjnych podaje okres przechowywania danych. 

W przypadku procesów przetwarzania danych opartych na zgodzie, dane przechowywane będą przez okres jej ważności, nie dłużej niż 5 lat (chyba że ustalono krótszy okres) lub do czasu jej cofnięcia. 

W każdym jednak przypadku okres przechowywania może ulec zmianie, tj. dane osobowe mogą być przechowywane dłużej, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub jest to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń (np. do chwili przedawnienia roszczeń możemy przechowywać dowód udzielonej przez Użytkownika zgody), bądź krócej, np. w przypadku zrealizowania żądania usunięcia danych.

Okres przechowywania danych osobowych jest ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Użytkownik ma prawo do uzyskania od nas informacji jaki jest planowany i prawdopodobny czas przechowywania danych osobowych. 

Poniżej wskazujemy przyjęte dla wskazanych procesów podstawowe okresy przechowywania danych:

  1. w przypadku zapisu na newsletter – do czasu rezygnacji z subskrypcji,
  2. w przypadku przetwarzania danych w związku z realizacją zadania w interesie publicznym – przez okres do ustania celu przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu związanego ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą, chyba, że zaistnieją ważne podstawy do dalszego przetwarzania tych danych,
  3. w przypadku przesłanej korespondencji za pośrednictwem formularza kontaktowego – odpowiednio do momentu wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody lub ustania celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez okres do 3 lat,
  4. w przypadku świadczenia usług drogą elektroniczną– przez czas trwania umowy, 
  5. w celach opartych na uzasadnionym interesie – przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat, chyba, że zaistnieje konieczność przechowywania danych dłużej, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub będzie to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń. 

10. Odbiorcy danych i udostępnianie danych innym podmiotom

Dostęp do danych osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych: upoważnieni pracownicy OPI PIB, pracownicy jednostki nadzorującej działalność OPI PIB, pracownicy organów lub podmiotów administracji publicznej w związku z realizowanymi przez nie zadaniami wynikającymi z przepisów prawa oraz usługodawcy i ich upoważnieni pracownicy, którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla OPI PIB w związku z realizacją usług własnych, w szczególności podmioty obsługujące systemy informatyczne, świadczące usługi doradcze, prawne, audytorskie.

W zależności od rodzaju usługi z jakiej korzysta osoba (np. bazy danych prowadzone na potrzeby promocji działalności naukowej osób) dane mogą być również udostępnione wszystkim podmiotom zainteresowanym pozyskaniem informacji na temat stanu polskiej nauki i szkolnictwa wyższego, chcącym prowadzić badania naukowe, szukającym kontaktu do ekspertów z poszczególnych dziedzin lub dyscyplin naukowych, chcącym prowadzić prace rozwojowe w swoich przedsiębiorstwach
i zainteresowanych kontaktem z ekspertem z danej dziedziny/dyscypliny naukowej, wszystkim zainteresowanym działalnością naukową, badawczą, rozwojową w celu nawiązania kontaktu lub prowadzenia badań.

Dane osobowe mogą być udostępnione także innym odbiorcom będącym podmiotami przetwarzającymi – świadczącymi usługi na zlecenie i w imieniu OPI PIB, którym zlecono  czynności wymagające przetwarzania danych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności w zakresie usług IT, archiwizacji, obsługi korespondencji, audytorom, profesjonalnym doradcom.
W niektórych przypadkach podmioty zewnętrzne świadczące usługi na nasze zlecenie mogą występować w roli niezależnych administratorów, np. poczta polska lub inni operatorzy pocztowi.

W uzasadnionych przypadkach dane osobowe mogą być także udostępnione organom administracji publicznej (np. prokuratura, policja, straż miejska, urzędy państwowe) i sądom.

W przypadku, gdy odbiorcy danych będą samodzielnie i w imieniu własnym przetwarzać dane osobowe osób, których dane dotyczą, np. oferować produkty i usługi za pośrednictwem własnych kanałów bez udziału OPI PIB albo też realizować będą usługi we własnym imieniu, wówczas staną się odrębnymi administratorami danych i w tym zakresie ponoszą swoją własną odpowiedzialność za przetwarzanie takich danych osobowych, nie podlegając warunkom Polityki prywatności OPI PIB.

W ramach Usług dostarczanych przez OPI PIB mogą znajdować się linki do innych stron internetowych, stron serwisów społecznościowych lub do stron internetowych podmiotów współpracujących. Przechodząc na stronę internetową strony trzeciej, osoby będą podlegać odrębnej polityce prywatności i ochrony danych osobowych obowiązującej dla danej strony internetowej. Prosimy o zapoznanie się z polityką prywatności i ochrony danych osobowych poszczególnych stron internetowych. 

11. Przekazywanie danych do państw spoza EOG

Nie przekazujemy danych osobowych w ramach Usług do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z wyjątkiem danych, które są publicznie dostępne za pomocą sieci Internet, o ile jest on dostępny poza tym obszarem.

12. Przetwarzanie danych osobowych automatycznie (w tym poprzez profilowanie) 

Dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec osób żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na ich sytuację.

Profilowanie danych osobowych przez OPI PIB polega na przetwarzaniu danych (również w sposób zautomatyzowany) poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji o osobach znajdujących się w bazach, w szczególności do analizy dziedzin lub dyscyplin, w których specjalizuje się dana osoba.

13. Przetwarzanie danych z wykorzystaniem plików cookies oraz innych technologii internetowych

W związku z korzystaniem przez osoby ze stron internetowych OPI PIB, gromadzimy dane zawarte w logach systemowych, plikach cookies lub możemy wykorzystywać inne podobne technologie internetowe. Więcej informacji na temat wykorzystywania plików cookies i innych technologii internetowych określa odrębna Polityka cookies.

14. Zmiany w Polityce prywatności 

OPI PIB zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce, co może wynikać z potrzeby dostosowania do zmian w przepisach prawa czy obowiązujących standardów prywatności. W związku z tym o wszelkich zmianach OPI PIB będzie informował stosownym komunikatem na swoich stronach internetowych.